Como fazer a gestão de processos em escritórios Contábeis?

A fim de evitar sobrecarga, o que é muito comum no dia a dia de quem trabalha com contabilidade, é fundamental saber como fazer uma boa gestão de processos em escritórios contábeis.

Com a quantidade de atividades, processos burocráticos e obrigações diárias, muitos contadores se veem sem tempo de aprimorar suas habilidades ou sair da zona de conforto para alcançar novos desafios.

Pensando nisso, preparamos esse post para ajudar você a organizar suas tarefas, obter mais sucesso no dia a dia do escritório contábil e, consequentemente, mais saúde para além do trabalho também. 

Continue a leitura com a gente e descubra as melhores formas de manter a organização dos processos contábeis em dia. Aproveite!

Quais são os benefícios de gerenciar os processos na empresa contábil?

O primeiro passo para realizar uma boa gestão de processos é entender melhor a importância disso para a sua empresa contábil. Confira, a seguir, os principais benefícios que esta prática pode proporcionar:

  • otimização de tempo e mais agilidade nas tarefas;
  • melhorias positivas nas suas competências;
  • aumento da produtividade e motivação;
  • oportunidade de aprender mais;
  • facilidade em reter e atrair novos clientes;
  • mais qualidade nos serviços oferecidos;
  • expansão dos lucros.

O mais incrível é saber que o efeito dessas vantagens é duradouro e contribui bastante para o sucesso de uma organização efetiva a longo prazo. Agora conheça as etapas essenciais a serem realizadas para gerenciar os processos do seu negócio.

  1. Compartilhe as atividades a serem feitas com a equipe

    Não basta só indicar o que cada um deve fazer, é importante deixar as atividades compartilhadas para que todos fiquem cientes do trabalho da equipe a cada semana.

    Dessa forma, a comunicação entre gestão e equipe se fortalece, evitando desentendimentos, falhas nos processos, refação de trabalhos, prejuízos inesperados e sobrecarga de alguns colaboradores.
  2. Utilize ferramentas para melhorar a comunicação interna

    Um dos pontos-chave para melhorar o gerenciamento de tarefas é prezar por uma boa comunicação interna, que é esquecida em algumas empresas.

    A gente sabe que é difícil priorizar mais um ponto diante de tantas demandas, mas se comunicar bem na empresa pode ajudar tanto os gestores e os colaboradores quanto os clientes. Portanto, vale muito a pena pensar em novas estratégias para manter a comunicação sempre transparente.

Confira algumas dicas para fazer isso:

  • utilize ferramentas tecnológicas para se comunicar com mais praticidade;
  • estabeleça e-mails periódicos para informar mudanças ou atividades importantes da empresa;
  • envolva uma equipe de colaboradores para engajar mais na comunicação com os outros profissionais;
  • reforce a cultura organizacional e deixe-a visível também no ambiente de trabalho (como paredes, calendário, wallpaper dos computadores, etc.).
  1. Faça reuniões para organizar os prazos da semana

    Em vez de fazer reuniões apenas para apontar informações específicas, que tal separar um dia por semana para definir os prazos e as prioridades?

    Isso é extremamente útil para ajudar o time a visualizar melhor o que deve ser feito, o que pode ser deixado para a outra semana e o que é mais emergencial a ser entregue.

    Com isso, também se torna mais fácil integrar a equipe, fazer planejamentos com novas estratégias, evitar colaboradores sobrecarregados, aumentar a motivação, definir atividades a serem feitas em conjunto, além de ampliar a produtividade e melhorar o clima organizacional.

Vale ressaltar que, no momento das reuniões, é importante ouvir o que todos os colaboradores possuem de sugestões, críticas, observações e experiências. Isso é ótimo para entender melhor o que tem acontecido no dia a dia e o que pode ser melhorado em conjunto.

  1. Acompanhe os processos de trabalho

    Monitorar os processos também faz parte de uma boa gestão. Provavelmente você já sabe que planejar é essencial, mas caso você não realize o devido monitoramento, os resultados podem sair abaixo do esperado.

Ao monitorar, você pode analisar dados e métricas, entender quais estratégias precisam ser modificadas, quais resultados foram mais positivos e, dessa forma, é possível tomar decisões com mais assertividade.

Por isso, é recomendável sempre definir indicadores para fazer análises frequentes e garantir mais segurança ao longo das etapas de trabalho.

Vale ressaltar que os colaboradores devem ficar cientes dos números obtidos para que eles também possam sugerir mudanças, identificar melhorias e entender o que não deve mais ser feito para alcançar as metas almejadas.

  1. Invista em um sistema de gestão

    Utilizar os avanços da tecnologia como aliados na gestão de processos é sempre uma ótima escolha para ter mais praticidade no dia a dia.

    Então, investir em um sistema de gestão pode te ajudar a seguir todas as dicas que falamos anteriormente e, ainda, gera uma série de benefícios para você e sua empresa. Confira os principais deles a seguir:
  • otimização de tempo e agilidade nas tarefas;
  • aumento da produtividade dos colaboradores;
  • comunicação mais clara entre gestão, equipe e clientes;
  • mais credibilidade e segurança nas informações;
  • melhorias no clima organizacional;
  • mapeamento dos processos;
  • geração de relatórios com dados e métricas;
  • diminuição de sobrecarga e retrabalho;
  • aumento dos lucros;
  • mais organização nas tarefas;
  • planejamentos e decisões mais assertivos.

Para conferir mais sobre quais são os benefícios da automatização de processos em empresas contábeis, é só clicar aqui.

Um software de automação pode te ajudar a realizar as tarefas de forma mais simples e eficaz. Além disso, a satisfação do cliente também aumenta, aprimorando a imagem da empresa no mercado, fidelizando e atraindo mais público e gerando mais competitividade.

Um sistema contábil 100% WEB pode ser a escolha ideal para você que deseja automatizar as atividades do seu escritório contábil, ter mais segurança com dados importantes, otimizar os processos da equipe e realizar a integração online com seus clientes.

O Fortes Web é um sistema desenvolvido para reduzir tempo e custos, aumentar sua produtividade, alavancar seus lucros e gerar resultados mais positivos. Confira mais informações e garanta já essa oportunidade única, clicando aqui.
Esperamos que você tenha gostado das nossas dicas, e que elas ajudem sua rotina a ser mais leve e prática. Aproveite para compartilhar esse conteúdo com quem também deseja melhorar sua gestão de processos, e fique por dentro de tudo por meio das nossas redes sociais:  Facebook, Linkedin e Instagram.

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